Buchungsautomation - Buchhaltung, Definitionen

 

Mit der Buchungsautomation werden vereinfachte Dialogbuchungen für Buchungen ohne nähere Kontierungskenntnisse und automatisierte Buchungen und Abrechnungen/Auswertungen möglich!

 

 

DEFINITIONEN

 

Voraussetzungen ist die Einrichtung eines Kontenplanes und die Definition von Buchungskenner für die Kennertypen A (Ausgaben), E (Einnahmen), Z (Zahlungsverkehre) und F (Finanzen, Bilanz und Liquiditätsbereich) mit Verweis auf Konten des Kontenplans, der zugehörenden USt-ID und optional einer Gruppe. Dadurch sind für viele thementypische, alltägliche Buchungen keine vertieften Kenntnisse zu Kontonummern und Kontierung notwendig. Außerdem können mit gleichen Buchungskennern verschiedene Kontenpläne - zum Beispiel für verschiedene Objekte/Mandanten - ohne Umstellungsprobleme eingesetzt werden.

 

Die Buchhaltungs-Definitionen stellen den Zusammenhang dar und ermöglichen die grundsätzliche Einrichtung oder Änderung der Buchungsmethoden. Hier können neben den vorgegebenen Standard Buchungskennern - die sich auch prüfen und automatisch einrichten lassen - ebenso eigene Buchungskenner definiert werden. Einem "Code" werden Typ, Bezeichnung, zugewiesenes Konto und Umsatzsteuer-ID zugewiesen.

 

Die "Buchungskenner" werden als "Erlöskenner/Umsatzkenner", "Aufwandskenner", Zahlungskenner" in Buchungsdialogen oder auch als Zuweisung zu Adressaten, die dann bei entsprechenden Buchungen vorgeschlagen werden, eingesetzt. Für die automatischen Buchungsfunktionen und Auswertungen und Abrechnungen werden die Buchungskenner funktionsbezogen eingesetzt und sind daher in diesem Zusammenhang erforderlich.

 

 

 

Statt bei den Grundbuchungen in Journal oder auch Belegeingangs- und -Ausgangsbüchern jeweils die Kontonummern parat haben oder im Kontenplan nachschauen zu müssen, können einfach Buchungskenner aus Auswahllisten verwendet werden. Auch Buchungen zu Umsatzsteuer oder anderen Unterkonten werden vollkommen automatisch durchgeführt. Die Buchungsautomation generiert dabei vollständige, professionelle Grundbuchungen im Journal, wie diese ansonsten manuell einzugeben wären (was aber weiterhin möglich bleibt)!

 

Damit lassen sich alle Einnahmen, Ausgaben und Zahlungsverkehre schnell und einfach bearbeiten!

 

Beispiel Ausgabe-Dialog:

 

 

 

 

Beispiel Zahlungsdialog:

 

 

 

 

Alle Adresskonten können mit Personen- bzw. Firmen-bezogenen Aufwands- (Kreditoren) bzw. Erlös-Kennern (Debitoren) ausgestattet werden, so dass bei entsprechenden Erlös- oder Aufwandsbuchungen sofort die Standardkontierung zum Adressaten zur Verfügung steht (Vorlage). Für die automatischen Sollstellungen ist dies sogar Voraussetzung (Beispiel: Unterscheidung zwischen privaten und gewerblichen Mieten und Umlagen bei den Erlösen (HV), Umsatzsteuersätze für verschiedene Aufwendungen ...).

 

Bei der Verwendung von Buchungskennern OHNE Kontozuweisung ist eine "Schattenbuchhaltung" möglich, also Erfassung von Daten ohne Grundbuchungen im Journal. Für die Auswertung dieser Daten stehen verschiedene Programmteile wie Periodenabrechnung, Forderungen, Verbindlichkeiten, Adresskontenblätter etc. bereit!

 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass bei verschiedenen Kontenplänen (z.B. bei DATEV-Anbindung) immer die gleichen Buchungskenner verwendet werden können, so dass auch bei verschiedenen Mandaten bzw. Objekten ohne Umstellung des Kontenwissens auch von weniger versierten Mitarbeitern ohne Umstellungen gebucht werden kann!

 

Und wer lieber mit "Nummern" arbeitet: Alle freien Buchungskenner dürfen natürlich auch aus reinen Ziffernfolgen bestehen, also zum Beispiel Kontonummern.

Mit der Buchungsautomation werden Subbuchungen automatisch mitgebucht.

Voraussetzungen:

 

 

Das ist alles und Standardvorgaben werden bereits branchenspezifisch mitgeliefert oder bei Bedarf durch die Software selbst generiert!

 

Und so geht’s:

Neben den manuellen Belegbuchungen per Dialog werden in der Regel branchenspezifische automatische oder halbautomatische Sollstellungen und Zahlungsbuchungen verwendet!!

 

 

DIALOG-BUCHUNGEN

 

Ausgaben manuell erfassen

1.         Im Journal einfach die Funktion ‚AUSGABE’ wählen, die Belegdaten mit eventueller Unterkontierung eingeben und Buchen. (Alle zugehörenden Grundbuchungen werden automatisch generiert!)

2.         Fertig

 

Einnahmen manuell erfassen

1.          Im Journal einfach die Funktion ‚EINNAHME’ wählen, die Belegdaten mit eventueller Unterkontierung eingeben und Buchen. (Alle zugehörenden Grundbuchungen werden automatisch generiert!)

2.          Fertig

 

Zahlungen manuell erfassen

1.          Im Journal die Funktion ‚ZAHLUNG’ wählen – oder alternativ im Grundbuchungstext einen Buchungsschlüssel verwenden

2.          Ein Adresskonto zur Zahlung auswählen

3.          Bei Erfordernis den gewünschten Sollbeleg zur Zahlung auswählen

4.          Die vorgegeben Zahlungswerte ändern oder übernehmen

5.          Buchen

6.          Fertig (Alle zugehörenden Grundbuchungen werden automatisch generiert!)

 

 

FUNKTIONS-BUCHUNGEN

 

Ausgaben per Bestellwesen

Sofern Warenverkehre vorliegen, können Bestandszugänge automatisch gebucht werden, wenn ‚Bestandsführung’ bei den entsprechenden Artikeln markiert ist!

1.           Bestellung erfassen, verändern, drucken

2.           Buchen/Fortschreiben – es wird die Leistungserbringung vorbereitet

3.           Leistungserbringung kontrollieren

4.           Buchen/Fortschreiben – es können Lieferbelegdaten festgehalten werden

5.           Eingangsrechnung kontrollieren, eventuell Daten ändern

6.           Buchen/Fortschreiben der Eingansrechnung via Sollbeleg- Dialog

7.           Fertig!

 

Einnahmen per Auftragswesen

Sofern Warenverkehre vorliegen, können Bestandabgänge automatisch gebucht werden, wenn ‚Bestandsführung’ bei den entsprechenden Artikeln markiert ist!

1.   Auftrag erfassen, verändern, kopieren

2.   Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine drucken

3.   Rechnung drucken und buchen

4.   Fertig!

 

Einnahmen per Sollstellungsfunktionen

Wiederkehrende, definierte Forderungen können im Stapel automatisch gebucht werden. Typische Beispiele sind die monatliche Miete oder das monatliche Wohngeld.

1.          Sollstellungsfunktion aufrufen (z.B. über Funktion ‚Termine’)

2.          Kontrollieren

3.          Starten

4.          Fertig!

 

Zahlungsanweisungen durchführen

Mit der Belegbuchhaltung sind bereits alle erforderlichen Daten vorhanden. Durch die personenbezogenen Belege stehen Bankverbindungen zur Verfügung, die hier genutzt werden.

1.   Offene-Posten Verbindlichkeiten aufrufen – fällige Zahlungen werden markiert

2.   Zahlungsvorschlag nachbearbeiten oder einfach übernehmen

3.   Zahlungsanweisung veranlassen – per Ausdruck oder via Clearing-Datei

4.   Fertig!

 

Lastschriften durchführen

Mit der Belegbuchhaltung sind bereits alle erforderlichen Verknüpfungen vorhanden. Durch die personenbezogenen Belege stehen Bankverbindungen und Bankeinzugskennung zur Verfügung, die hier genutzt werden.

1.   Offene-Posten Forderungen aufrufen – fällige Forderungen sind markiert (zur Lastschrift oder Mahnung)

2.   Lastschriftenvorschlag (Markierung) nachbearbeiten oder übernehmen

3.   Lastschriftdurchgang starten – per Clearing-Datei für Online-Banking

4.   Fertig!

 

Zahlungsbuchungen im Stapel

Zahlungen können für Forderungen und Verbindlichkeiten im Stapel gebucht werden. Datum und Zahlungskonto (über Zahlungskenner) können ausgewählt werden.

1.         Belege als gezahlt markieren (Status = ‚Z’)

2.         Funktion BUCHEN wählen

3.         Datum und Bankkonto (Zahlungskenner) wählen

4.         Buchen starten – alle markierten Zahlungen werden samt Zahlungsbeleg, Adresskontozuweisung und Grundbuchungen ausgeführt

5.         Fertig!

 

... ... ...