Buchungskenner (Code)

Kennerlisten der Software bieten die Möglichkeit, automatische Buchungen in der Finanzbuchhaltung ohne wesentliche Kenntnisse des Kontenplans bzw. der Kontierung mit Kontonummern durchzuführen. Als Kenner bzw. Buchungskenner werden sachbezogene Kurztexte (Codes, "Kenner") definiert, die z.B. für die Buchungsschlüssel und die BUCHUNGSAUTOMATION zwecks Kontierung von Einnahmen, Ausgaben, Zahlungen in Dialogfenstern oder Abrechnungswerten genutzt werden. Zu jedem Kenner müssen die zugehörenden Kontonummern definiert sein!

Es werden freie und feste Kenner verwaltet.

Feste Buchungskenner werden von der Software für bestimmte, vordefinierte Buchungsautomatiken verwendet. Die festen Kenner haben inhaltlich festgelegte Bedeutungen! Daher sind entsprechende Kontonummern zuzuweisen - sofern eine Grundbuchung in das Journal erfolgen soll - und diese Kenner sollten nicht entfernt werden (es erfolgt sonst automatisch eine Neuanlage!). Ein Beispiel sind die Kenner für die Umsatzsteuer (USTx ...). Hier wird intern davon ausgegangen, daß es sich hier tatsächlich um Umstazsteuerkonten handelt, die dann für deren Verbuchung genutzt werden.

Mit den freien Buchungskennern können Sie sich eigene Ausgaben-, Einnahmen- oder auch Zahlungskontierungen vordefinieren, die dann in den entsprechenden Buchungsdialogen zu Ausgaben, Einnahmen oder Zahlungen verwendet werden können. Dadurch kann der professionelle Buchhalter beliebigen Konten Kenner zuordnen - samt Umsatzsteuerbehandlung! - , die dann auch von angelernten Kräften ohne nähere Buchungskenntnisse einfach angewendet werden können. Durch diverse Zuweisungen der Buchungskenner zu einzelnen Bereichen - z. B. Adresskonten, Erlösbereichen etc. - laufen die dazugehörigen Buchungen weitgehend vollautomatsich und vorallem richtig ab.

Kontonummern je Buchungskenner

In der Regel werden den Buchungskennern Kontonummern der Buchhaltung (Kontenplan) zugewiesen. Dadurch werden die zu den Standardbuchungsvorgängen gehörenden Grundbuchungen im Journal automatisch generiert!

Sofern jedoch keine Buchung im Journal erfolgen soll, kann die Kontonummer entfallen! Dies kann für Sonderauswertungen ("Schattenbuchhaltung") sinnvoll sein, wobei die Auswertungen außerhalb der Grundbuchhaltung erfolgt - z.B. in der Periodenabrechnung oder in Umlageabrechnungen. Dies kann für eine größere Übersichtlichkeit der Grundbuchhaltung sorgen, ohne auf Details verzichten zu müssen.

Siehe auch BUCHUNGSAUTOMATION

 (Beispiel)

Fibukenner

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Fibukenner sind in Code und Bezeichnung im Allgemeinen inhaltlich festgelegt! Die eingetragenen Kenner (Codes) werden von verschiedenen Programmen für die automatische Buchung entsprechend der inhaltlichen Bedeutung verwendet. Eine Standard- Fibukenner-Liste wird mit dem Grundsystem ausgeliefert und enthält auch die vorgeschlagenen Kontennummern. Die Kontonummern können jeweils frei vergeben werden (Kontenklassen sollten natürlich berücksichtigt werden!).

Hinweis:                Wichtig ist, daß die den Kennern zugeordneten Konten auch in den Kontenplänen enthalten sind! Fehlt der Bezug, so werden entsprechende Fehlermeldungen in den automatischen Buchungsroutinen angezeigt. Mit der Funktion "Prüfen" kann dies automatisch überprüft werden. Ausnahme sind die bewusst ohne Kontonummer definierten Kenner, die dann nur für detailierte Auswertungen werden.

Da die jeweiligen Konten sowohl im Soll als auch im Haben angesprochen werden können, sind die Einträge für PER und AN in aller Regel gleich! Das Programm entscheidet selbst aufgrund der Buchungssituation, ob das PER- oder AN-Konto verwendet wird. Für Sonderfälle könnten abweichende Kontonummern verwendet werden - dies ist in jedem Falle etwas für "Spezialisten"!

Auf die von einzelnen Programmen benötigten Fibukenner wird an entsprechender Stelle hingewiesen.

Erlöskenner

Erlöskenner (Umsatzkenner) sind einerseits für bestimmte Branchen vorgegeben, können andererseits für Ergänzungen frei definiert werden, d.h. Code und Bezeichnung können nach eigenen Wünschen aussagekräftig bezeichnet werden.

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Die festen Erlöskenner werden u. a. in Agenta FW für die Provisionsforderungen, in Business HV für die Mietsollstellungen bzw. Hausgeldsollstellungen samt Unterkonten, in Commercial FV für Einkauf, Verkauf und Warenverkehre und in den personenbezogenen Auswertungen der Debitoren (Mieter, Eigentümer (WEG), Kunden) verwendet. In den Spalten PER und AN werden die entsprechenden Kontennummern für die Buchung eingetragen (im Normalfall gleiche Kontonummern). Sind diese gleich, so verwendet die Software jeweils die allgemeinen Verrechnungskonten des Personenkreises (Adresstyps) aus den Fibukennern.

Für besondere Abrechnungsprogrammteile sind u. U. bestimmte Erlöskenner erforderlich!

Die Kontennummern müssen in den Kontenplänen vorhanden sein (-> Standard- Erlöskenner).

Aufwandskenner

Aufwandskenner können weitgehend frei definiert werden, d.h. Code und Bezeichnung können nach eigenen Wünschen aussagekräftig bezeichnet werden. Die Aufwandskenner werden bei Bestellungen, Aufwendungen, Ausgaben verwendet. In den Spalten PER und AN werden die entsprechenden Kontonummern für die Buchung eingetragen. Diese Kontennummern müssen in den Kontenplänen vorhanden sein, damit eine automatische Buchung erfolgen kann (Standard- Aufwandskenner).

  (Beispiel)

Für besondere Abrechnungsprogrammteile sind u. U. bestimmte Aufwandskenner erforderlich!

Zahlungskenner 

Zahlungskenner können frei definiert werden. Die Zahlungskenner werden bei Buchungen der Zahlungseingänge zu Forderungen und Zahlungsausgängen zu Verbindlichkeiten genutzt. In den Spalten Konto werden die entsprechenden Kontennummern für die Zahlungsbuchungen eingetragen. Als Gegenkonto bei Buchungen wird das jeweilige Verrechnungskonto (VRRM, VRRE, VRRD, VRRK, ... s. Fibukenner) verwendet. Üblicherweise sind die Zahlungskenner für Zahlungsein- und ausgang gleich.

   (Beispiel)