Vertrags- und Auftragsverwaltung

Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Verträge für Debitoren (Kunden)

 

Das Programm bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Erfassung und Verwaltung von Aufträgen (Auftragsverwaltung) und Verträgen (Vertragsverwaltung) zu Kunden - mit kompletten Buchungen von Rechnungsausgängen und Bewegungsdaten der Produkte und Leistungen (optional). Erforderliche Daten können dem Debitoren- bzw. Produktstamm entnommen werden. Durch Buchung der Rechnungsausgänge werden automatisch die Bewegungsdaten für die Debitoren aktualisiert, der Beleg im Belegbuch eingetragen und - soweit bei den Artikeln eingeschaltet - der Lagerbestand fortgeschrieben. - Durch die gleichzeitige Verwendung der Einkaufsverwaltung (Bestellwesen Lieferanten) kann eine solide Warenwirtschaft mit Abgangs- und Zugangsbuchhaltung sowie Absatz- und Einkaufsstatistik aufgebaut werden!

 

Erforderliche Buchungssätze werden - entsprechend den Buchungsdefinitionen - automatisch im Journal erstellt.

Parameter

Durch Parameter können Grundeinstellungen, Optionen zur Fakturierung und der Belegdruck konfiguriert werden. Diese Einstellungen sind über das Menü 'Auftragsverzeichnis->Parameter' oder 'Auftrag- >Parameter' erreichbar.

 

 

Auftragsverzeichnis

 

Im Auftragsverzeichnis werden die in Bearbeitung befindlichen Aufträge und archivierte Belege in einer Liste mit wichtigen Kenndaten angezeigt. Neben Datum, Kunde, Erlösgruppe und Auftragswert ist vor allem der Stand der Auftragsbearbeitung (Angebot, Lieferschein, Rechnung, Archivbeleg AV) erkenntlich, so daß ein erster Überblick über die laufenden Aufträge ersichtlich ist. Ist noch keine Bestellung erfaßt, so können nur Parameter geändert oder ein neuer Auftrag erfaßt werden.

 

Verzeichnis, Journal, Archiv

Mit den Navigationstasten kann im Auftragsverzeichnis jede Position angewählt werden, mit ENTER - oder der Schaltfläche 'Auftrag bearbeiten' - wird der entsprechende Auftrag aufgerufen und im Auftragsformular dargestellt.

 

Recherche

Über eine Recherche-Funktion (oben rechts) können Aufträge im Journal oder Archiv ermittelt werden. Geben Sie einen Begriff ein und starten Sie die Suche mit dem Symbol 'Suche' oder einfach der Taste ENTER. 

Bei der Suche wird immer von der momentanen Position ausgehend der nächst mögliche frühere Eintrag aufgezeigt. Am Ende der Liste beginnt die Suche wieder von vorn.

Wurde ein passender Eintrag gefunden, so kann die Suche mit Taste F3 oder Klick auf das Suchsymbol fortgesetzt werden.

 

Druck

Mit der Taste STRG+P  kann ein Ausdruck des Auftragverzeichnis gestartet werden, über das Menü ist zusätzlich ein Stapeldruck der erstellten, aber noch nicht gebuchten Rechnungen möglich. Das Drucken der Belegen ist ansonsten aus dem Auftragsformular vorgesehen. Einstellungen zum Druck sind über den Druck-Dialog möglich.

 

Einstellungen, Parameter

Zur Änderung einiger Grunddaten und Einstellungen des Programms kann mit Taste P oder das Menü ein Dialogfenster geöffnet werden. Hier können letzte Rechnungs- und Lieferschein- Nr., die Anzahl der Druckkopien je Beleg und einige Grundeinstellungen zur Auftragsverwaltung bestimmt werden.

 

Fibu-Parameter

sind über das Menü 'Auftragsverzeichnis' erreichbar und gestatten Einstellungen zu Umsatzsteuersätzen, Skontisätzen und der Währung.

 

 

Auftragsformular

 

Das Auftragsformular dient der Erfassung und Bearbeitung einzelner Aufträge bis hin zur Rechnungsbuchung. Hier werden Angaben zur Adresse, dem Belegstatus und den Bestellpositionen gemacht, wobei auf verschiedene Stammdaten - Adressbuch Kunden/Debitoren, Produktverzeichnis - zurückgegriffen werden kann.

Eine neue Bestellung wird mit 'Neuer Auftrag' oder Taste STRG+N aufgerufen. Sind mehrere Aufträge vorgehalten, so kann mit ALT+PFEILRECHTS oder ALT+PFEILLINKS durch die verschiedenen Belege geblättert werden.

 

Das Auftragsformular besteht aus den Adressdaten, dem Bereich Belegstatus, dem Betreff, den Rechnungspositionen und dem Berechnungsbereich unten.

 

Adressaten, Empfänger

Die Eingabe in den Adressbereich kann mit der Schaltfläche 'Adresse' oder einfach der Taste STRG+A gestartet werden. Sollen die Aufträge später buchhalterisch vollständig erfasst werden, so ist hier eine Stamm-Adresse aus dem Adressbuch Debitoren/Kunden zu übernehmen; dabei werden auch sofort aktuelle Informationen zum Kunden angezeigt. Der Abruf eines Adressdatensatzes wird durch Eingaben im Datenfeld AdrCode oder Name bestimmt. Eine besondere "Suchtaste" ist daher nicht erforderlich!

 

Code/Name

Der AdrCode (AdressCode) kann mit der traditionellen "Kundennummer" verglichen werden, nur können hier frei alphanumerische Zeichen verwendet werden. Das Eingabefeld 'AdrCode' ist ein "intelligentes" Eingabefeld, d.h. die Art der Eingabe entscheidet über die folgende Funktion:

 

Wird hier keine Eintragung vorgenommen - auch kein 'Leerzeichen' (!) -, so können Adressdaten auch manuell in die einzelnen Adressfelder eingegeben werden. Das Feld AdrCode bleibt dann frei.

Mit Eingabe eines AdrCode oder Namens - oder eines Teils davon - kann ein Datensatz im Adressbuch Debitoren über die automatische Suchfunktion abgerufen werden. Es erscheint eine Auswahlliste der Kunden. Hier kann die passende Adresse ausgewählt werden, oder die Auswahl mit Taste ESC abgebrochen werden.

Wurde der gesuchte Adressat nicht gefunden, ist die direkte Neuanlage eines Datensatzes möglich. Mit Klick auf den Eintrag [Neuer Datensatz] wird ins Adressbuch verzweigt und die Eingabe einer neuen Adresse vorbereitet. Nach Beenden des Adressbuchs, kann diese Adresse in die BEstellung übernommen werden.

 

Name

Wurde im Datenfeld Code/Name ein * eingegeben, so kann im Datenfeld Name ein Suchbegriff eingegeben werden. Nun wird nach einem entsprechenden Namenseintrag im Adressbuch gesucht.

 

Manuelle Adresseingaben

Wurde die automatische Suchfunktion nicht aktiviert - also im Datenfeld AdrCode nichts eingetragen - so können alle übrigen Datenfelder der Adresse (ohne AdrCode!) auch manuell ausgefüllt werden. - Beachten Sie hierbei aber, dass dann zu dem Adressaten kein Personenkonto geführt werden kann, da die entsprechenden Querverweise fehlen. 

 

Variable Adressdaten zu "Umsatzkonten"

Nicht immer lohnt die Anlage eines Adressdatensatzes für jeden Kunden, z.B. bei häufig wechselnden Kunden ("Laufkundschaft"). Um trotzdem ein detailliertes "Umsatzkonto" per Buchungsautomation mit detaillierter Zahlungsliste und Forderungsliste zu erzeugen, können Adressbucheinträge auch als allgemeine "Umsatzkonten" definiert werden.

Ein typisches "Umsatzkonto" wäre das "Conto per Diversa", auch kurz "CpD" genannt. Diesem kann im Adressbuch ein (Standard-) Umsatzkenner zugewiesen werden - Beispiel: BAR für 'Barverkauf' -, um die automatische Buchung zu definieren. Andererseits kann im Adressfeld des Auftrags nach Auswahl dieses Kontos (Beispiel: "CpD") über den AdrCode nachträglich für die Rechnungsstellung auch noch Name und Adresse des Kunden vermerkt werden.

So ist die Rechnung einerseits namentlich gekennzeichnet und andererseits wird eine Umsatzbuchung auf einem "Sammelkonto" mittels Buchungsautomation ausgeführt!

 

 

Belegdaten

Die Bearbeitung im Datenfenster Belegstatus kann bei bestehendem Auftrag mit der Taste B gestartet werden (sofern die Eingabe nicht durch bereits erfolgte Buchung gesperrt ist). Im Belegstatus werden Angaben gefordert, die wichtig für die spätere Buchung sind.

 

Mit dem UmsCode kann die Erlösart bestimmt werden. Hier sollten die Erlöskenner verwendet werden, die mit den entsprechenden Buchungskonten indiziert sind. Soweit bereits mit den Adressdaten dieser UmsK definiert wurde, wird dieser bei der Übernahme von Adressen aus dem Adressbuch direkt übernommen (eine Änderung ist jedoch auch hier möglich).

 

Die Preisgruppe (PGrp.) erlaubt die Verwendung der entsprechenden (Verkaufs-) Preise aus der Produktdatei, im Feld Rabatt kann ein Rechnungsrabatt eingegeben werden (oder bereits bei den Adressdaten, z.B. für Stammrabatte).

 

Mit der Belegart wird zwischen Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Rechnung/Lieferschein (Kombination) gewählt. Die übrigen Felder sind selbsterklärend, dort ist ein freier Texteintrag möglich.

 

Wird das Feld Zahlweise ausgefüllt, so wird die Standardausgabe der Zahlungsbedingungen auf dem Rechnungsausdruck (definiert im Formulartext) unterdrückt. So kann kurzfristig von den allgemeinen Zahlungskonditionen abgewichen werden!

 

Im Betreff schließlich kann dem Beleg ein beschreibender Text vorangestellt werden. Einzelne Zeilen werden hier mit der Tastenkombination STRG-ENTER durchgeführt, oder Sie überlassen dies dem automatischen Zeilenumbruch.

 

 

Auftragspositionen

Kernstück des Programms ist natürlich die Auftragsliste mit Ihren ebenfalls "intelligenten" Automatikfunktionen. Durch Anwahl einer Position (Maus oder Navigationstasten AUF/AB) kann jede Zeile geändert, bei Anwahl der letzten Position eine neue Zeile eingegeben werden. In der Spalte Menge einfach einen Wert oder das Leerzeichen eingeben, so wird die neue Zeile aktiviert (mit Zeilennummer).

 

Mit der Taste EINF (Einfügen) kann auch eine neue Zeile an beliebiger Stelle eingefügt werden, Taste ENTF (Entfernen) löscht die aktuelle Position nach einer Sicherheitsabfrage.

 

 

Bestellposition bearbeiten

Die einzelnen Spaltenwerte einer Positionszeile  - Menge, Code, Bezeichnung und Wert/Einheit  - werden nach dem Start der Positionseingabe jeweils mit Taste TAB oder Taste ENTER erreicht; rückwärts geht es mit UMSCHALT-TAB. Alle Datenfelder können manuell bearbeitet werden, das Feld Code hat aber eine spezielle "intelligente" Funktion:

 

Code

Wird im Datenfeld Code ("Produktcode", "Artikelnummer") ein Eintrag vorgenommen, so wird eine Auswahlliste passender Produkte angezeigt. 

Ist der Suchbegriff (oberster Eintrag der Auswahlliste) eindeutig, können die Daten des Produkts in die Zeile mit Taste ENTER übernommen werden. Werden mehrere Ergebnisse angezeigt, kann mit den PFEILTASTEN oder einem Mausklick das entsprechende Produkt ausgewählt werden. 

Menge, Beschreibung, USt-ID, Mengeneinheit (ME), Einzelpreis können immer auch nachträglich bearbeitet werden.

 

Ist eine mehrzeilige Beschreibung im Datensatz zum Produkt enthalten, so werden so viele Positionszeilen automatisch ausgefüllt, wie in den Einstellungen zur Auftragsverwaltung eingestellt - auch bei eingefügten Zeilen!

Erfolgt im Datenfeld Code kein Eintrag  - auch kein Leerzeichen(!) - , so erfolgt keine Suche in der Artikeldatei. Es kann nun ein beliebiger freier Positionstext eingetippt werden.

 

Fortlaufende Eingabe von Positionen

Wird eine bereits bestehende Position bearbeitet oder eine Position mit Taste EINF eingefügt, so ist die Bearbeitung der Position mit dem letzten Datenfeld abgeschlossen.

Werden neue Positionen - am Ende der Liste - bearbeitet, so wird jeweils nach jeder Position eine neue Zeile begonnen, bis die Neueingabe von Positionen mit ESC abgebrochen wird.

 

Berechnungen

Bei jeder Bearbeitung einer Position, aber auch bei Änderung des Rabattwertes oder Umschaltung des Umsatzsteuersatzes wird sofort eine Neuberechnung de Auftrags vorgenommen, so dass jederzeit der Auftragsendwert abgelesen werden kann.

 

 

 

Belegdokument, Ausdrucklogik

 

Im Belegdokument können Textsegmente für den Belegdruck definiert werden (im Dialog Parameter), nicht jedoch der Belegtext als solcher. Durch die variablen Werte der Belegdrucke, die gleichzeitig für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen dienen, erfolgt der Ausdruck nach einem intern gesteuertem Schema, dass Sie von der jeweiligen Berücksichtigung der jeweiligen Belegart befreit!