Import von Daten

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Oft ist es wünschenswert, bereits bestehende Daten einfach übernehmen zu können. Dies kann viel Zeit für das Erfassen von Stammdaten ersparen. Digisoft-Software ermöglicht daher einen einfachen Daten-Import über ein allgemeines Datenformat, das von den meisten Programmen erzeugt werden kann.

Das Import-Daten-Format entspricht dem Export- Daten-Format. Daher können auch unter den einzelnen Bereichen von Digisoft-Software Daten über die Export- und Import-Funktion ausgetauscht werden, egal ob innerhalb einer Software- Installation oder von einem Anwender zum anderen. Durch die freie Anwahl des Export- /Import-Verzeichnisses können die Daten auch direkt auf einen externen Speicher, z.B. USB- Stick, oder via DFÜ übertragen werden.

Die für jeden Programmteil eingestellten Import- Verzeichnisse und -Dateinamen werden jeweils von der Software vorgemerkt.

Datenformat

Als Datenformat werden einfache Textdateien (ASCII, sequenziell) erwartet. Die Datenfelder müssen durch ein TAB-Zeichen (Formate: *.dsx *.tsv *.txt) oder ein Semikolon (*.csv) getrennt sein, die Datensätze mit dem CRLF- oder LF- Zeichen (Wagenrücklauf/Zeilenvorschub). Eventuell können andere ASCII-Dateien mittels eines einfachen Text-Editors nachbearbeitet werden. Die Importroutinen erkennen das Format an der ausgewählten Dateierweiterung.

Importieren der Daten

Mit dem Aufrufen der Import-Funktion aus dem entsprechenden Programmteil erscheint ein Datei- Öffnen-Dialog. Vorgegeben wird das zuletzt verwendete Verzeichnis oder ein Standard- Verzeichnis. Hier können Verzeichnis und Datei ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche 'Öffnen' wird die Import-Datei eingelesen.

Die Daten werden zunächst in einer Import-Tabelle dargestellt und können hier kontrolliert werden. Einzelne oder mehrere Datensätze können markiert und gelöscht werden. Diese Löschung erfolgt nicht in der Originaldatei, sondern ausschließlich in der Import-Tabelle.

Mit der Schaltfläche 'Import" werden die Daten der Tabelle entsprechend den Feldbezeichnungen an das Ende der bestehenden Stammdatei angehängt. Nach dem Verlassen des Import- Dialogs wird der letzte importierte Datensatz angezeigt.

Adressdaten und Produktdaten

Buchhaltungs- und Statistikdaten werden beim Import von Adress- und Produktdaten grundsätzlich nicht berücksichtigt, auch wenn solche Daten in den Import-Datensätzen enthalten sein sollten. Diese Werte können nicht von einer Buchhaltung in eine andere übertragen werden.

Grundbuchungen

Grundbuchungen aus dem Journal oder auch dem Kontenblatt können durch Export und Import übernommen werden. Dabei muß das DS-Format gewählt werden. Über Optionen kann gewählt werden, ob die Adresskontierung übernommen werden soll - dann müssen die entsprechenden Adresskonten im Adressbuch definiert sein - und ob eine Datumsanpassung vorgenommen werden soll.

Mit der Datumsanpassung können Grundbuchungen auch in Journale importiert werden, deren Buchungsdatum mit dem aktuellen Journal eigentlich nicht übereinstimmt. Dies ist z. B. für ständig wiederkehrende Buchungen sinnvoll.

Abschlussbuchungen

Mit der Übertragung von Abschlussbuchungen können die meist immer wiederkehrenden Buchungen zum Jahresabschluss einfach aus dem Vorjahr übernommen werden. Natürlich müssen noch die Zahlenwerte angepaßt werden!

Bankumsatzimport

Bankumsätze können als Grundbuchungen im Journal oder als belegorientierte Buchungen mit konkreter Zuweisung zu Forderungen und Verbindlichkeiten importiert werden. Weiteres finden Sie im Abschnitt Bankumsatzimporte.