Dokumente bearbeiten

Digisoft Dokument-Editor

Mit dem Dokument-Editor können sowohl die programm-internen "Formulare" (Dokumente) als auch eigenständige Serienbriefe (jeweils mit Adressauswahl), Standarddokumente mit und ohne Firmenkopf oder auch Adressetiketten, Umschläge etc. erstellt, verwaltet und gedruckt.

Grundlegende Informationen zu Variablen in Dokumenten erhalten Sie unter "Vartext Dokumente"!

RTF-Format

Der Dokument-Editor kann Dokumente im RTF- Format (RTF="Rich-Text-Format", formatieren diverser Schriftarten, -größen und -Attribute, Bildschirmanzeige "wie es aussieht") erstellen, aber auch frühere Dokumente ("Formulare") im Digisoft-Format verarbeiten und umformen. Die Digisoft Druckformat-Tags werden dabei in RTF umgewandelt. Damit können alle bereits erstellten Formulare weiter verwendet werden.

Für die Formatierung steht die Formatierleiste zur Verfügung.

Tips:

Tabulatoren sollten mit der Tastenkombination Strg+TAB gesetzt werden.

Für die Farbwahl steht der Windows- Standarddialog zur Verfügung.

Dokument Kopf- und Fußzeilen

Um auf gedrucktes Geschäftspapier verzichten zu können, steht ein gesonderter Editor für die Einrichtung der Kopf- und Fußzeilenbereiche zur Verfügung, die für alle Ausdrucke der Software genutzt werden kann. Auch die Kopf- und Fußzeilentexte können formatiert werden, so das ein guter Gestaltungsspielraum zur Verfügung steht.

Die Verwendung des internen "Geschäftspapier- Ausdrucks" kann optional ausgeschaltet werden (Dokumentparameter), falls extern gedrucktes Geschäftspapier verwendet werden soll. Dabei wird zwischen Daten- und Briefausdrucken unterschieden. So ergeben sich Möglichkeiten, auf vorgedrucktes Papier ganz oder teilweise verzichten zu können.

Dokument Einrichten

Zur Anpassung der generellen Dokumentparameter wie Oberer Rand, Linker Rand, Rechter Rand und Unterer Rand wird der Dialog 'Standard-Dokument einrichten' verwendet. Damit können der Druckbereich auf Standard-DIN-A-4 Papier und weitere Parameter bestimmt werden.

Serienbriefe, Adressdaten

Der Dokument-Editor stellt zusätzlich eine Serienbrieffunktion zur Verfügung. Dabei wird der Briefkopf selbst samt Adresse bereits durch den internen Baustein "Briefkopf" automatisch in das Dokument eingefügt! Probieren Sie dies mit der Druckvorschau!

Bei entsprechender Adressauswahl und Einstellung des Dokumenttyp "Serienbrief" innerhalb des Dokumenten-Editor stehen zusätzlich folgende Variable - die ebenfalls formatiert werden können - zur Verwendung im Dokument zur Verfügung:

Für die Adressauswahl stehen die Adressbücher und eine Auswahlliste zur Verfügung, die mit Suchbegriffen zu Suchfeldern eingegrenzt werden kann. Diese Adressdaten aus der Software können z.B. auch über die Exportfunktion mit externen MS-Word-Dokumenten u. a. verknüpft werden.

Dokumentaustausch mit externen Programmen

Dokumente, die mit dem Dokument-Editor bearbeitet wurden, können auch in anderen RTF- Editoren verwendet werden. Dazu zählen z. B. MS- Wordpad (Bestandteil des Betriebssystems) oder auch MS-WORD, sofern hier das Dokumentformat "RTF" gewählt wird. Umgekehrt können auch extern erstellte RTF-Dokumente mit dem Dokument-Editor bearbeitet und ausgedruckt werden.

Adressexport

Über die Auswahl eines Adressbuchs, den Suchmodus, sowie dem ersten und letzten Eintrag entsprechend dem Suchmodus kann eine Adressliste erstellt werden. Durch markieren oder demarkieren einzelner Adressen kann dabei eine Unterauswahl getroffen werden. Über die Export- Schaltfläche läßt sich eine Export-Daten-Datei erstellen, die in anderen Programmen verwendet werden kann.

Mit der gleichen Adressauswahl lassen sich auch direkt beliebige Serienbriefe direkt mit dem Dokument-Editor erstellen.

Weitere Möglichkeiten, Adressen auszuwählen und zu exportieren finden Sie in den Adressbüchern selbst!

Bilder und Grafiken einfügen

Der Dokumenten-Editor ist zunächst für die Übernahme (Einfügen) von Texten - auch RTF- formatiert - aus der Windows-Zwischenablage vorgesehen. Hierfür stehen die üblichen Möglichkeiten zur Verfügung (Menü barbeiten, STRG-EINF etc.).

Sollen Bilder oder Grafiken in das Dokument eingefügt werden - dies unterliegt im RTF- Standard Einschränkungen! - , so kann dies durch die Tastenkombination STRG-V erfolgen!